1. Home
  2. Docs
  3. Other
  4. Почта
  5. Как настроить папки и фильтры в Outlook

Как настроить папки и фильтры в Outlook

В первую очередь — настоятельно рекомендуется использовать почтовый клиент Outlook для работы с почтой. Это гораздо удобнее и эффективнее чем работать с почтой через браузер.

После того, как вы настроили почту обязательно создайте папки и фильтры, с помощью которых ваша почта будет всегда структурирована и вы не пропустите важных сообщений.

Создание папки

Чтобы добавить новую папку, сделайте следующее:

  • В проводнике со списком папок, расположенном в левой части рабочего окна, щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Создать папку.

  • В поле Имя введите имя для папки, например, если создаете папку для писем из JIRA, название папки будет JIRA — и нажмите клавишу ВВОД.
После создания папки нужно создать правило обработки входящих писем, для автоматической сортировки писем в эти папки.

Обратите внимание!

У вас не должно быть настроено фильтров в браузерной версии почты Kerio Connect.

Создание правил фильтрации

Правило — это действие, которое автоматически выполняется в Microsoft Outlook для поступающих сообщений, отвечающих заданным условиям.

Письма от Jira, Confluence, HipChat

Чтобы все сообщения, полученные с адреса jira@corporation.corp (уведомления от Jira), confluence@corporation.corp (уведомление из конфлюенс), hipchat@corporation.corp (уведомления из HipChat), направлялись в специальную папку, необходимо выполнить следующую последовательность действий.
  • Откройте вкладку Файл -> Управление правилами и оповещениями -> Новое.

  • Выберите шаблон Перемещение в папку всех сообщений от определенного адресата.

  • Нажмите на подчеркнутое значение и укажите сообщения от: необходимо указать адрес, например, jira@corporation.corp.

  • Укажите правило Переместить их в папку Jira.

  • Нажмите Далее.

  • Шаги Условия отбораДействия и Исключения оставьте без изменений.

  • На последнем шаге введите название правила, поставьте галку в чекбокс «Выполнить это правило…«, если хотите чтобы правило применилось к уже загруженной почте и проверьте, чтобы стояла галка «Включить правило«. Нажмите кнопку Готово для завершения создания правила.

Проделайте эти шаги для писем от других корп. инструментов. Точно так же вы можете сортировать в отдельные папки письма от конкретных людей, добавляя их адрес электронной почты в новое правило.

Как собрать уведомления в отдельной папке

Вам очень часто будут приходить письма, когда кто-то комментирует вашу задачу или упоминает вас в статье или комментарии в конфлюенс. Обязательно настройте отдельную папку для таких писем и проверяйте её в первую очередь!

Делается это так же, как описано выше, но к стандартным правилам по отбору сообщений с определенных ящиков нужно добавить еще ряд условий:

  • Установить флажки От <адресаты или общедоступная группа> и Содержащие <текст> в тексте сообщения.

  • Задать в поле и содержащее <текст> в тексте сообщения необходимые ключевые слова, например, чтобы собрать комментарии из JIRA, напишите «прокомментировал» и нажмите кнопку Добавить. Слово перенесется в список поиска.

  • Нажать Далее.
  • Задать действия, выполняющиеся при получении сообщения с указанного адреса. Необходимо отметить флажком пункт Переместить их в папку <имя>.

  • В качестве назначенной папки указать Комментарии.
  • Нажать Далее.
  • На шаге «Имеются ли исключения из правила?» задаются исключения из задаваемого правила. Отметьте флажками те категории сообщений и условия, при которых письмо не будет попадать в папку Комментарии, даже если соответствует указанным ранее условиям.
  • Нажать Далее.
  • Завершение настройки правила. На последнем шаге задаются дополнительные параметры правила.
    • Укажите имя, под которым будет отображаться это правило в общем списке.
    • Установите флажки для действий, которые будут выполнены для создаваемого правила:
      • Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке “Входящие”. Позволяет рассортировать уже полученные письма;
      • Включить правило — если этот флажок не установлен, то правило будет отображаться в списке правил, но работать не будет;
      • Создать правило для всех учетных записей.
  • Нажать Готово

Создание правила Упомянул

Для создания этого правила необходимо выполнить ту же последовательность действий, что и при создании правила “Прокомментировал”, только на шаге Какие сообщения следует отбирать? Необходимо установить флажок Содержащие <текст> в поле Тема и в качестве текста указать “Упомянул”. На шаге Завершение настройки укажите Имя правила «Упомянул».